对于档案业务来说，文书档案的整理归档是一项非常 重要的工作。这一工作如果处理不好，就会导致文书档案 的整理杂乱无序，文书档案的遗失或者损坏，影响其保管 和将来的查询利用，对于档案管理工作的顺利开展产生 负面影响。我们应对文书档案整理归档工作给予足够的 重视，并对存在的问题进行分析，进而提出有益的解决 路径。

1 文书档案整理归档需要遵循的基本原则

1.1 保障其内在紧密联系

文书档案年度整理归档工作应遵循文书档案形成的客 观规律，保持其内在联系，对这些档案根据不同的价值和 对应的关系进行科学划分。要知道档案的整理和归档是档 案业务的开始，档案的保管以及利用才是其终目的。 ［1］ 对此，相关人员在实际档案整理归档时，应深入分析和依 照文书档案的形成规律，找到他们之间的内在联系，根据 相应的价值进行归档，进而保障日后能够快速检索，避免 档案存放的杂乱无章。

1.2 对其价值进行合理划分

相关人员在进行文书档案整理归档时，应根据有关规 定和要求，对不同文书档案的成分构成和范围进行分类处 理，还要划分并标注相应的保存期限。对不同价值的文档 进行分类归档，能够让这些相关档案更加地集中，为将来 档案应用打下坚实的基础。文书档案的客体形成之后，就 和将来的用户之间构建起了一种潜在的价值联系，而文书 档案的真正价值是在这些档案客体被有效利用后，才能转 变为实际价值。

1.3 有利于管理和应用

在文书档案整理归档工作中，工作人员应保障这些文 书档案能够方便管理和应用，这是检验文书档案整理归档 质量的重要标尺之一。管理和利用之间是互为依托、相互 配合、相互影响的关系，有关工作人员不能单纯强调两者 中一方的重要性，而忽略另一方。有关部门在档案业务中 也不能忽视分类处理的原则，工作人员一定要依照便于管 理和应用作为基本原则，这样才能真正实现文书档案整理 归档的终目标。

2 现阶段文书档案整理归档存在的主要问题

2.1 对档案整理归档工作的重要性认识不够

重视理念有待提高 一些单位及其有关领导在文书档案整理归档工作中未 能认识到这项工作的必要性，未能将其纳入应有的议事日 程。在这种情况下，文书档案整理归档工作也就难以获得 相应的支持，资金投入也没有及时跟上，工作模式也较为 传统，设备引进及人员结构的更新和调整也无从谈起，这 是这项工作效率明显不达标的症结所在。以此同时，目前 文书档案整理归档工作缺乏现代化分类归档管理思想的指 导，无法发挥出档案应有的功能作用，传统的文书档案整 理归档模式缺乏对归档规范化的要求，需要对这种传统的 档案整理归档模式进行革新。

2.2 文书档案的整理归档制度不完善

文书档案整理归档工作是非常繁琐而具有一定难度 的，涉及的事务多、部门广、流程复杂，实际工作中还面 临着很多部门的不重视，缺乏完善的管理制度，会出现很 多问题，收集归档困难、没有连续性、完整性和及时性， 进而影响了文书档案整理归档的工作效率。 ［2］ 目前，一 些机关或企事业单位的档案整理归档制度存在一定缺失， 传统的管理制度和现代化发展不协调，传统的管理制度重 点强调的是文书档案简单的收集、整理，忽略了文书档案 的实际利用，因此，档案的实际功能无法有效地发挥。另 外，制度的缺失，使得有效的制度监督价值无法实现，导致文书档案整理归档工作缺乏严谨性，一些档案管理人员 工作不认真，出现疏忽、大意的情况，甚至找不到工作的 重点和方向，伪造数据、应付任务，使得文书档案资料遗 失或出现偏差，丧失了文书档案的价值，不利于档案管理 工作的长久健康发展。

2.3 收集和相关工作方法不规范

文书档案的管理是从收集各个部门的重要文件开始 的，档案管理工作是文书工作的延伸，但是出于各方面的 因素，很多部门不能及时将需要归档的文件材料移送到档 案管理部门，出现了配合不当的问题，增加了档案收集整 理归档工作的难度。在这种缺乏有效沟通和协调的情况 下，一些部门缺乏归档意识，工作衔接不当，以及文件的 用纸、装订、版记、文种不统一，造成了文书档案缺失或 者遗漏的现象，使得文书档案整理归档工作进展缓慢，准 确性降低。另外，这些文书材料大部分是依件整理，而不 是根据内容划分，造成了各个档案之间缺乏紧密的联系， 文件资料零散化，再加上信息资料、案卷目录制作不规 范，分类杂乱等问题，大大影响了档案管理效率。同时， 传统的人工和纸质档案为主的收集归档方式也无法满足当 下网络信息技术广泛应用的文书、档案工作部门办公需 求，也无法满足计算机终端自动检索的实际需要。

2.4 文书档案整理和归档人员的综合素质有待提升

文书档案整理和归档效率与其相关人员的整体素质和 能力是密切相关的。但是，在实际工作中，由于对文书档 案整理归档工作缺乏重视，很多单位并未设立专门的文书 档案整理归档人员，大多是由行政办公人员进行兼职，由 于在实际操作中缺乏长期的专业知识和技能培训，导致文 书档案管理人员的相应知识和技能无法和信息技术的进步 相适应，对档案的分类、立卷等方面缺乏系统的了解，不 但限制了文书档案资料整理归档的效率，也会出现文书档 案信息的错漏、缺失等问题。有的机关或企事业单位虽然 聘用了专业的档案管理人员，但是由于缺乏对工作认真负 责的态度，导致工作不积极、流于形式，使得文书档案的 收集整理不及时、不完整，影响了工作质量。

2.5 信息化和现代化水平较低

现阶段我国已经逐渐步入了信息化时代，对此，文书档案的整理归档工作也应该逐步提升其信息化水平。但 是由于很多机关或企事业单位的经费投入不足等因素，造 成了其信息化设备和软件系统无法满足文书档案整理归档 的基本要求，档案存储的规范化和信息化水平比较 低，影响了其管理质量。伴随互联网技术的进步和普及， 档案管理的现代化水平已经成为档案管理效率提升的一个 关键因素，也是文书档案整理归档的重要依托。现阶段， 我国机关、企事业单位档案缺乏专业的信息化技术，具体 表现在：一是档案管理缺乏信息化技术设备及软件，例如 档案整理数据库等，也无法做到对设备及时的更新和维 护；二是缺乏信息化存储和管理的思想观念；三是档案整 理归档缺乏专业的信息化技术人才。

3 文书档案整理归档的优化路径

3.1 转变观念，提升思想认识 要做好文书档案整理归档工作，必须加强思想认识， 树立积极的工作理念。各个机关或企事业单位的管理人员 要真正了解文书档案整理归档的重要价值，从根本上转变 目前文书档案整理归档的传统观念。 ［3］ 要用现代化的管 理理念加以指导，有序开展文书档案整理归档工作，进行 档案整理归档改革，创新整理模式，注重整理效果。并且 从人力和设备以及资金支持上入手，保障信息化管理理念 在整个文书档案工作中得以贯彻。只有树立正确的思想观 念，转换工作模式，才能保障文书档案整理归档工作顺利 开展。各级有关领导和部门应充分认识到这一点，并在全 体职工中组织学习和宣传，使全体职工都能树立较高的档 案管理意识，认识到文书档案整理归档的重要价值，及时 将文书资料上交整理存档。同时，在实际工作中，相关领 导和人员应经常针对档案工作人员思想上放松的行为，给 予正向引导和督促，帮助工作人员及时处理文书档案归档 管理中的问题，顺利推进文书档案管理工作。

3.2 构建完善的文书档案整理归档制度

文书档案整理归档工作进展不顺利，管理制度不完善 是一个重要原因。档案的收集和整理是一项比较繁杂的工 作，要保障文书档案工作规范化，必须依靠健全的制度支 撑。因此，应加快构建专门的文书档案管理及收集归档制 度，明确档案的收集办法、管理期限、责任归属等相关内 容，这对文书档案整理归档的效率提升具有重要意义。首 先，应根据实际情况和相关管理法规、职能制度，来明确 文书档案整理归档的范围，规范整理归档工作流程。其 次，构建有效的各部门沟通机制，明确收集期限，促进其 他部门及时将需要归档的资料送交档案部门，并对无法立 即收集的资料，由相应人员做好记录，保证按期归档。应 加大对临时文件的收集和整理力度，避免归档文件的丢失 和错漏。，建立档案监管制度，对档案人员的工作情 况进行监督，细化奖惩要求，加强培训，提升档案管理人 员的积极性和工作质量。

3.3 采用科学的收集和整理模式

应优化文书档案收集整理程序和归档工作模式，提率。为了推进机关文书档案整理归档的实效性，应整合 目前文书档案的整理程序。一是重视对文书档案的综合把 握，选择科学的整理标准和归档方法，摆脱传统的整 理流程，创新收集模式，避免造成不必要的麻烦。二是坚 持系统化的整理原则。系统化档案文书整理要求，注 重文书档案之间的内在联系，发掘文书档案的规律性，体 现区分文书档案之间的价值，并预先做好整理准备工作。 此外，在开展文书档案整理归档实际工作时，应运用科学 的立卷分工管理方式，建立档案部门集中收集和各部门立 卷归档工作制度，确保责任落实。对文书档案中重要的、 具有性和综合性价值的文书档案由档案部门统一集中 归档管理，对于具有专业性、特殊性的文书档案，可以根 据不同性质，由各部门整理之后，再交由档案管理部门归 档。对于那些以机关或企事业单位名义发布的文件，应由 档案管理部门进行归档；由其他部门发布，反映单位基本 职能的文件材料，在初步整理的基础上交由档案部门归 档；由其他部门自主发布，纯属部门事务性的文件材料， 则由该部门自主进行整理归档；由机关或企事业单位统一 召开的各种会议或开展的活动所形成的文书资料，则由档 案管理部门统一归档。 3.4 提高整理归档人员的综合素质 为提高文书档案整理归档的综合效率，应加快提升档 案整理归档人员的综合素质。一是针对目前文书档案管理 中存在的专业化程度较低的问题，重视专业人才引入，专 门负责文书档案的收集和整理，来应对样式繁杂、任务繁 重、涉及部门繁多的文书档案整理归档工作。这是提高文 书档案整理归档效果为快速的措施之一。二是加强对档 案管理人员的综合素质培训，提升其专业化工作能力，如 定期组织安排档案人员和文书专题座谈会，同其他单位沟 通交流文书档案整理归档的相关做法和技术，对这些档案 管理人员进行计算机、档案管理软件等现代化管理技术、 传输设备的操作培训，使其能够更好地适应现代社会发展 的潮流，地开展和实现档案管理工作。 ［4］ 三是对文 书档案整理归档工作人员进行职业道德的监督和工作热情 的激发，提高其工作责任感和使命感，采用有效的奖惩措 施，对这些人员进行激励，促进其认真、负责、地完 成相应的工作，实现文书档案整理和归档的基本要求，促 进文书档案管理工作的正常发展。

3.5 提升文书档案整理归档的信息化水平

信息化是科技和时代发展的产物，已经渗透到经济社 会生活的各个领域，促进经济社会发展。随着现代化建设 的发展，对于文书档案的需求和应用也越来越多，要求也 逐渐提高，传统的文书档案收集归档方式已经无法满足目 前的发展要求。完善档案管理系统，推动档案管理信息化 建设，是机关和企事业单位向信息化迈进不可忽视的环 节，必须采用先进的信息收集、传输、整理、归档技术， 提升档案管理的水平和效率。应重视信息化技术设备的引 进，研发运用文书档案信息资源收集、归档、存储、管 理、利用的系统软件及平台，跳出传统的文书档案收集整 理模式。应加强对这些档案管理设备及系统软件的维护和 必要的更新，加强保密权限和措施的设置，强化 管理，确保档案信息系统及档案信息的。 网络信息技术的广泛深入应用，为文书档案整理归档 工作带来了新的挑战。相关管理人员应充分认识到这一工 作的重要价值，深入把握文书档案整理归档的基本原则， 及时分析解决工作中存在的问题与不足，制定实施科学的 优化策略，推动文书档案整理归档工作的创新和发展。